Vähem kui kuu aja pärast algab uus eelarveaasta, esimene pärast haldusreformi. Milliseid ettevalmistusi tuleb teha, et see mööduks finantsinimeste jaoks tõrgeteta ja millised ettevalmistavad tegevused on eriti olulised?

Vastab EFTA Accounting KOV-ide peamaamatupidaja Irena Ratnik

  1. Finantsarvetuse toimemudeli kirjeldamine – Kõigepealt tuleb ära kirjeldada finantssüsteemi struktuur ja toimemudel. Esiteks sisadab see ülesandeid, mis on jagatud kas tegevusalade ja/või töölõikude põhiselt. Teiseks tuleb otsustada, kus hakkavad füüsiliselt töökohad paiknema, vajadusel tuleb luua võimalused kaugtööks.
  2. Tarkvara seadistamine – Majandustarkvarana tuleb kasutusele võtta nn “uus tühi” tarkvara ning seadistada see vastavalt liitvalla eelarve klassifikaatorite struktuurile. Kriitilise tähtsusega on arvelduste ja pangamooduli seadistamine ja selle käivitamine 01.01.2018 seisuga. Palgaarvestuse seadistused peavad töötama alates 20.01.2018. Vajadusel tuleb ümber seadistada tõrgeteta ühendused selliste keskkondadega nagu nagu e-maksuamet, e-statistikaamet, saldoandik, e-arvekeskus, dokumendihaldussüsteem (sh arhiveerimine), sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregister.
  3. Raamatupidamise blanketid, dokumendiringlus ja teavitamine – Esimesel võimalusel tuleb ühtlustada raamatupidamise blanketid. Kirjeldada dokumendiringlus ja edastada selged juhised kõigile organisatsiooni liikmetele. Kõige rohkem muutub asjaajamine allüksuse juhi jaoks, kelle vastutus suureneb. Seetõttu on võtmetähtsusega allüksuste juhtide teavitatmine, kuidas nüüd asjaajamine ühinenud omavalitsuses käib ning korraldada allüksuste juhtide koolitamine. Vajadusel määrata e-arvetekeskuses majandamiseks tugiisikud.
  4. Koostööpartnerite teavitamine – Samavõrd oluline kui enda töö korraldamine on hankijate teavitamine, kuidas ja kellele arved esitada. Muutustega kaasnevat halduskoormust aitab mõistlikuna hoida, kui ostuarvel kajastuvad nii arve maksja rekviisiidid kui kauba-teenuse saaja andmed (kontaktisik, teenuse koht).

Oleme valmis oma kogemusi jagama ning probleemide korral ka aitama!


Related Posts

Veera blogi

VeeRa uuendused 

Uuenenud kasutajate halduse liidesega käib õiguste haldamine läbi ametikohtade. Haldamine on lihtsam ja ülevaatlikum. Õigused antakse ametikohale ja kasutaja seotakse ametikohaga. Selle muudatuse suurim väärtus on see, et töötaja vahetusel on uuele inimesele tagatud ligipääs kogu Read more...

Veera blogi

2 küsimust finantsjuhtimise toimemudeli rakendamise kohta

Vähem kui kuu pärast algab uus eelarveaasta, ühinenud omavalitsustes esimene selletaoline. Milliseid ettevalmistusi eeldab efektiivse finantsjuhtimise toimemudeli edukas rakendamine?  Mis tegevused on võtmetähtsusega? Vastab KOV peamaamatupidaja Irena Ratnik : Finantssüsteemi struktuur peab olema paigas, raamatupidajatel ülesanded kokku Read more...