Powstanie VeeRa

VeeRa to nowoczesne, chmurowe rozwiązanie do planowania budżetu i monitorowania jego realizacji, przeznaczone przede wszystkim dla sektora publicznego oraz dużych organizacji.

Motto VeeRa brzmi: „Przygotowanie budżetu to nie fizyka rakietowa!”

Do 2016 roku współpraca założycieli VeeRa z estońskimi samorządami doprowadziła do stworzenia narzędzia wspierającego proces pochłaniający znaczne ilości czasu i zasobów. Zgodnie z analizą Ministerstwa Finansów, budżetowanie i raportowanie zajmuje jedną trzecią całkowitego czasu pracy w obszarze finansów. To bardzo dużo.

Współpraca sektora publicznego i prywatnego zaowocowała powstaniem chmurowego rozwiązania do organizacji pracy budżetowej – wirtualnej aplikacji budżetowej VeeRa. Początkowo aplikacja była przeznaczona wyłącznie do planowania budżetów w sektorze publicznym, aby stworzyć wygodny kanał informacyjny między jednostkami i działami. Fundamentem architektury VeeRa była współpraca z samorządami, koncentracja na organizacji zarządzania finansami oraz rozmowy z licznymi specjalistami mającymi na co dzień styczność z budżetowaniem. Aplikacja wprowadza prostotę i precyzję do procesów finansowych, czyniąc pracę bardziej wygodną i przejrzystą.

VeeRa nie jest narzędziem wyłącznie dla ekspertów finansowych czy zaawansowanych użytkowników Excela. Kluczowe jest, aby rozwiązanie było intuicyjne i komfortowe także dla menedżerów jednostek organizacyjnych, takich jak szkoły, przedszkola czy instytucje kultury i sportu. Istotnym efektem jest również wzrost odpowiedzialności pracowników.

Istnieje znacząca różnica między budżetem tworzonym centralnie na podstawie informacji przekazywanych ustnie a budżetem, w którym każdy kierownik jednostki wprowadza własne dane. W VeeRa menedżerowie mogą dodawać kontekst do liczb poprzez komentarze lub propozycje cenowe. Dzięki temu odpowiedzialność za planowanie i wykorzystanie środków staje się jaśniejsza, bardziej przejrzysta i możliwa do przypisania konkretnym osobom.

Reforma administracyjna przyniosła nowe wyzwania: jak połączyć budżety o różnych strukturach i zawartości? Menedżerowie finansowi połączonych samorządów musieli w krótkim czasie zestawić wiele odmiennych budżetów w jeden spójny system, oparty na danych historycznych. W przypadku Excela oznaczałoby to ogromne arkusze i wiele godzin pracy nad porównywaniem danych. VeeRa okazała się rozwiązaniem, które z łatwością poradziło sobie z tym zadaniem.

Warunkiem wdrożenia jest wcześniejsze uzgodnienie wspólnych zasad i struktur budżetowych. Następnie budżety są dostosowywane do nowych reguł i importowane do VeeRa. Od tego momentu wszystkie dane historyczne są dostępne, porównywalne i gotowe do dalszej analizy.

Pierwsi klienci dołączyli do VeeRa w 2017 roku. Od tego czasu aplikacja sprawdziła się również jako skuteczne narzędzie w negocjacjach budżetowych, gdzie równie ważne jak liczby są ich uzasadnienia. VeeRa umożliwia ciągłe udostępnianie informacji na wszystkich poziomach organizacji i może być wykorzystywana zarówno w dyskusjach wewnętrznych, jak i publicznych, np. przy budżetowaniu partycypacyjnym.